Auteur Sujet: Debriefing, compte-rendu et tout le tintouin  (Lu 19426 fois)

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Ao

  • Tuatha dé Danann
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Debriefing, compte-rendu et tout le tintouin
« Réponse #25 le: 31 mars 2010 à 16:34 »
@brand
D'accord, toutes mes excuses pour le "détournement".
Le choix de n'accepter les pré-réservations que sous condition d'avoir le paiement me semble un (très) bon compromis, qui pose toutefois le problème de l'organisation inhérente à  ce système (réception des chèques, confrontation avec les pré-inscriptions) tout en ajoutant un surcoût mécaniquement (prix du timbre) même si cela peut paraître dérisoire.
Ce n'est pas insurmontable mais c'est à  prendre en compte.

L'an dernier nous avions contourné cela par différentes précautions :
- seulement 2 places par partie ouvertes à  la pré-inscriptions
- interdiction aux membres de la Lune Rousse de se pré-inscrire
- obligation pour les pré-inscrits d'être présents et de faire le paiement jusqu'à  une limite temporelle fixée (1h avant le début de la partie, de mémoire), sous peine de voir la place remise à  disposition

Bref, je pense que cette décision relève autant du côté pratique que du côté éthique.
Toujours de mémoire, quelques points qui avaient été soulevés lors des débats entre orgas l'an dernier :
- préservation de l'aspect "évènementiel" (on arrive, on voit ce qu'il reste, on va éventuellement découvrir quelque chose pour quoi on n'était pas forcément venu au départ)
- difficulté si des gens réservent sur tous les créneaux (et, corolaire, difficulté d'empêcher cela avec arrive l'histoire des pseudos etc. Une parade cette année était de demander nom et prénom, ça me semble de toute façon devenir indispensable et j'irais jusqu'à  refuser l'accès à  ceux qui ne s'y soumettent pas... Oui Penpen, sérieusement c'est pénible pour les gens de l'organisation et de l'accueil)
- éviter que les gens qui viennent de loin ne soient "broucouille" : nous étions parti du principe que même sans pré-inscription, en arrivant le vendredi on pourrait jouer le samedi au pire du pire... et il reste également les très bons jeux de plateau !
- le côté comptable évoqué par Tanguy : les pré-inscriptions garantissent un "remplissage" minimum. Même si la convention n'a pas d'objectifs, c'est toujours rassurant, ne serait-ce que pour les personnes qui s'y sont investies humainement (j'inclus tout le monde, des joueurs aux orgas en passant par les meneurs et exposants, animateurs...) et financièrement (partenaires, subventions...)
- atténuation de l'effet "rush" pour les gens de l'accueil : il y a mathématiquement des personnes qui mettront moins longtemps à  s'inscrire si il ne leur reste qu'à  payer, voire pas du tout si on fonctionne avec le système de paiement anticipé => se pose alors le problème des annulations de dernière minute, dont certaines ne seront pas annoncées (si si, c'est obligé). Là  encore rien de dramatique, mais il faut en tenir compte

Bref je suis encore parti dans un pavé...

Pour résumer, je paraphrase sans vergogne :
la décision est difficile chaque année, se posera chaque année, les orgas devront trancher et leur décision devra être respectée quelle qu'elle soit.
Cela n'interdit pas la critique (surtout constructive comme ici).

brand

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Debriefing, compte-rendu et tout le tintouin
« Réponse #26 le: 31 mars 2010 à 16:42 »
Du coup, je pose une question de béotien, mais eclipse c'est la conv de la lune rousse, de plusieurs assoces rennaises ? Vu que l'ambiance était bonne, ce n'était pas forcément évident à  voir sur place :)

Krystanos

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« Réponse #27 le: 31 mars 2010 à 16:54 »
Concernant les pré-inscriptions, c'est toujours faisable, et un système bien pensé permet de gérer toutes les problématiques, du moins la grosse majorité...
Bon je dis pas que c'est super simple à  développer, mais ça, c'est le taff du webmestre (et je veux bien aider si c'est nécessaire) ;)

Il se conçoit très bien que quelqu'un qui vient de très loin se posera la question de venir s'il n'est pas assuré d'avoir au moins une partie. De même pour un meneur, qui vient juste pour mener sa partie, qui se posera la question de venir s'il n'est pas assuré d'avoir au moins quelques joueurs...

Bon, si la décision est de dire "non aux pré-inscriptions", c'est encore plus simple, c'est sûr :)
« Modifié: 31 mars 2010 à 17:03 par Krystanos »
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merson

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« Réponse #28 le: 31 mars 2010 à 17:01 »
Citation de: brand,t=1270046542,id=41134
Du coup, je pose une question de béotien, mais eclipse c'est la conv de la lune rousse, de plusieurs assoces rennaises ? Vu que l'ambiance était bonne, ce n'était pas forcément évident à  voir sur place :)
"Eclipse" est un nom qui fait ouvertement référence à  "La Lune Rousse" et me semblait nettement plus poetique que "les croisades de machin-chose" ou "les journées ludiques des gobelins" (à  ce propos, je ne remercierai jamais assez Kundun pour avoir abrégé mon idée initiale); il est clair que l'organisation d'Eclipse revient à  La Lune Rousse. Pourtant, dès le départ (qui ne me rajeunit pas), Eclipse a toujours eu vocation à  servir de fédérateur des bonnes volontés rennaises; ceci explique qu'Eclipse ait été co-organisée par le Trident (Eclipse 4, 5 et 6) et soutenue en termes de ressources humaines par l'Oeil Glauque (et aussi, bien sur, par le Trident) sur les mêmes éditions. Ce partenariat avec d'autres assos est désiré bien que pas toujours possible (en principe, il était toujours d'actualité cette année), et appelle d'autres partenariats avec le reste des assos rennaises (je parle de JDR; en ce qui concerne les jeux de plateau et de figurine, c'est à  part). Pour plein de raisons, les autres assos ne s'intéressent pas vraiment à  l'événement, mais ça peut changer... à  titre personnel, je considère comme un échec le fait que cette vocation "interassociative" ne se développe pas plus que çà ...
Quand la musique de Mozart cesse, le silence est encore de Mozart; Quand la musique de Marilyn Manson cesse, les acouphènes sont encore de Marilyn Manson.
Et les fantasmes haineux de notre nazitude te révèlent les fastes de la solitude. H-F Thiéfaine
1984, c'était pas un mode d'emploi. Loris

Ao

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« Réponse #29 le: 31 mars 2010 à 17:02 »
Citation de: brand,t=1270046542,id=41134
Du coup, je pose une question de béotien, mais eclipse c'est la conv de la lune rousse, de plusieurs assoces rennaises ? Vu que l'ambiance était bonne, ce n'était pas forcément évident à  voir sur place :)

Eclipse est effectivement initiée par la Lune Rousse, depuis sa création.
Ensuite, des partenariats sont faits avec d'autres assos rennaises (détaillées sur l'affiche), dont par exemple (liste non-exhaustive) :
- l'A-Rennes des jeux, qui animait le stand jeux de plateau)
- la Guilde de Bretagne
- l'Oeil Glauque, qui organise la convention du même nom (FOG, Festival de l'Oeil Glauque) et qui avait cette année encore quelques bénévoles sur Eclipse !
- les clubs d'escrime rennais (Cyrano et plus récemment le REC)
- d'autres clubs de l'ASCREB, le club théâtre cette année notamment (c'est probablement amené à  se développer vu comme ils envahissent nos rangs)

Il y a une politique assez volontariste à  ce niveau-là , son ampleur dépendant de la politique adoptée par les orgas.
Eclipse 6 (au moins), fut par exemple co-organisée par la Lune Rousse et le Trident (association de JdR de l'Université de Rennes2).

Mais, pour la très grande majorité des cas, l'organisation reste exclusivement assurée par la Lune Rousse.
Soit de fait, soit par choix, suivant les éditions.

[Edit] Grilled by Tanguy !
« Modifié: 31 mars 2010 à 17:05 par Ao »

Gwenael

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« Réponse #30 le: 31 mars 2010 à 17:18 »
Vous êtes trop fort les gars (Lionel "Ao" et Tanguy "merson").

Du coup je ne redirai pas la même chose.

Enfin pour donner mon avis par rapport à  cette édition, je dirai simplement bravo aux orga de cette année. Je ne m'étendrai pas sur les qqs couacs inévitables qui seront toujours présents que l'on soit un vieux routard d'Eclipse ou un petit nouveau. De plus au sujets des préinscriptions tout a été dis, je ne dirai donc rein de plus.

Je vais tout de même précisé mon Bravo les Orga ...
Une précision s'impose, pour chaque Eclipse (exceptée la première) il y a toujours eu un "ancien" dans l'équipe ou qqn qui a côtoyé de près un "ancien" et donc il existait une certaine continuité dans l'organisation. Mais cette année l'équipe est totalement neuve ... il faut donc leur tirer notre chapeau pour avoir su mettre en place cette convention qui restait encore hypothétique il y a encore pas si longtemps. Enfin je les remercie d'avoir su montrer et prouver que n'importe qui avec un peu de courage et d'envie peut réaliser Eclipse qu'il vienne d'arriver dans la grande famille Lune Rousse (enfant ou cousin) ou qu'il y soit depuis qqs années déjà .

Bref Bravo les gars ... et à  l'année prochaine pour Eclipse 9 (punaise ça nous rajeunit pas tout ça ...)
Et on a vu un autre signe dans le ciel : et voici, un grand dragon couleur de feu avec douze têtes et douze cornes et sur ses têtes, douze diadèmes.
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Krystanos

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« Réponse #31 le: 31 mars 2010 à 20:07 »
Bien sur qu'il faut féliciter les orgas ! En plus d'être une équipe toute "neuve" (et ça fait du bien à  Eclipse, ainsi qu'au club !), ils ont pris des décisions couillues ! Et quel que soit le résultat, c'est toujours plus bénéfique pour Eclipse que de reprendre les mêmes techniques sans en chercher de meilleures... L'expérience aura été profitables pour les Eclipses suivantes :)
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Gwenael

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« Réponse #32 le: 01 avril 2010 à 01:03 »
Le retour d'un participant ...

Citation de: Bigfoot
j'ai aimer la vision de dark earth par tanguy. il m'a filer de bon tuyau pour le mastering. malheureusement, j'ai reconnu les personnages et les lieux, donc j'ai du m'eclipser un peu en fin de partie. j'espère que ça l'a pas trop géner. pour tigre volant, j'ai aimer moyen le scénario, mais le mastering était nickel.il était donné comme facile, mais je ne l'ai pas trouver si facile que ça.

pour faire soft, je dirais les moins d'une manière générale: le coucher avec un matelas en lino (mais je m'y attendais un peu) et l'inscription aux parties sur place (j'avais pas mon mixeur). s'inscrire pour un samedi soir, au dernier moment et en plein milieu d'une partie en cours, c'est vraiment dommage. j'ai trouvé aussi la partie "exposant" un peu pauvre d'autant plus qu'il manquait des gens si j'ai bien compris.enfin c'est pas grave, mon porte monnaie faisait assez triste mine alors...

pour les plus, il y en a plein mais pour faire soft je dirais: les MJs trouvés à  l'arrache et qui sont hyper volontaire, le café à  volonté en cours de partie (ça c'est vraiment top et il y en avait vraiment besoin).
j'ai trouvé la démonstration d'escrime très sympa aussi, surtout le coté théatre en fait. je suis pas un féru d'arme et voir juste une demonstration, ça m'aurait pas accroché.

en tout cas bravo aux organisateurs, aux MJs, et aux participants.
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Jayce

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« Réponse #33 le: 01 avril 2010 à 17:23 »
Au sujet des inscriptions aux parties.
Je pense être bien placé pour en parler puisque je notais les inscriptions sur le tableau le samedi soir, et croyez moi, c'était intense. Je remercie d'ailleurs les quelques volontaires qui m'ont épaulé sur la fin, sans eux, on y serait encore.

En bref, c'était un bordel monstre, et encore les visiteurs étaient plutôt courtois vu la situation, et ça ne s'est pas trop terminé en foire d'empogne.

Mes suggestions pour l'année prochaine si vous utilisez le même système :

- Un tableau bien visible derrière les inscriptions avec uniquement les noms des parties qui sont barrées s'il n'y a plus de place. Ca donnera un peu de temps aux visiteurs pour changer leur choix s'ils se font griller sur la ligne, parce que vu le monde, le tableau des parties n'était plus visible quand on approchait de l'inscription.

- Des petites étiquettes autocollantes (ou un système similaire) à  disposition des visiteurs pour écrire leur nom dessus AVANT l'inscription. Ils n'auront plus qu'à  la donner au moment de l'inscription. Ca facilite les comptes : x étiquettes = x * montant €, et ça fluidifie l'inscription quand il n'y a plus qu'à  coller l'étiquette sous le nom de la partie.

- Le nom, c'est bien, mais à  mon avis, ça ne sert pas à  grand chose si l'information concernant le nombre et le nom des joueurs n'est pas communiqué au MJ. Dans mon cas, le MJ avait déjà  commencé la partie et a été surpris d'avoir un 6ème joueur quand je suis arrivé à  21h05.
« Modifié: 01 avril 2010 à 17:24 par Jayce »

stoil

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« Réponse #34 le: 01 avril 2010 à 22:37 »
Citer
L'expérience dans pas mal d'autres conventions (...), tend à  montrer que des préresa avec paiement obligatoire pour validation, qui s'arrêtent quelques jours avant la conv et des inscriptions sur place en fonction des créneaux dispo est un très bon compromis

Je me demande si le prix des parties (2€) n'aurait pas tendance à  minimiser cet effet. "Perdre" 2€ n'est peut-être pas suffisamment dissuasif en cas de velléités de désertion ?

Citer
Concernant les pré-inscriptions, c'est toujours faisable, et un système bien pensé permet de gérer toutes les problématiques, du moins la grosse majorité... Bon je dis pas que c'est super simple à  développer, mais ça, c'est le taff du webmestre

Un système de réservation en ligne sur ce site existe depuis Eclipse 6. Il n'a pas été utilisé cette année. Il y a certainement moyen de l'améliorer, mais je n'ai eu aucune suggestion en ce sens jusqu'ici.

A et je ne crois pas l'avoir dit directement : BRAVO AUX ORGAS !
Je plussoie complètement dans le sens de Gwen sur ce sujet.
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Krystanos

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« Réponse #35 le: 01 avril 2010 à 22:40 »
Citation de: stoil,t=1270154270,id=41229
Un système de réservation en ligne sur ce site existe depuis Eclipse 6. Il n'a pas été utilisé cette année. Il y a certainement moyen de l'améliorer, mais je n'ai eu aucune suggestion en ce sens jusqu'ici.

Ben on peut en discuter, mais bon, je pense que c'est plutôt une décision à  prendre par les orgas... :)
Si ça les intéresse pas, je vais pas donner les idées auxquelles j'ai pu réfléchir...
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Xlatoc

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« Réponse #36 le: 05 avril 2010 à 11:27 »
En raison d'un fort nombre de personnes au REC et de son assemblée extraordinaire demain....peut-être faut-il reporter le debriefing au Mardi suivant ?
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« Réponse #37 le: 05 avril 2010 à 21:56 »
ça ne changera rien pour moi, le mardi c'est niet (mais vous avez déjà  mes retours)
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Nat'

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« Réponse #38 le: 06 avril 2010 à 13:44 »
Ce serait pas mal, ô chers orgas, que vous nous disiez si oui ou non la réunion de débriefing éclipse 8 a lieu ou pas ce soir !!!!


Citer
En raison d'un fort nombre de personnes au REC et de son assemblée extraordinaire demain....peut-être faut-il reporter le debriefing au Mardi suivant ?

la réflexion, fort pertinente de JK, n'ayant pas fait bcp de vagues...
« Modifié: 06 avril 2010 à 13:46 par Nat' »
"On ne mesure pas sa vie en nombre d'inspirations....mais en nombre de fois où l'on a eu le souffle coupé... "                                            Vive la vie

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« Réponse #39 le: 06 avril 2010 à 14:59 »
il n'y aura pas débrif ce soir, merci de passer le mot
"L'intelligence c'est pas sorcier, il suffit de penser à  une connerie et de dire l'inverse"

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« Réponse #40 le: 07 avril 2010 à 17:27 »
Donc, débriefing demain. 20h, à  la crypte !

Zouplà  !
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« Réponse #41 le: 07 avril 2010 à 18:52 »
Je suppose que vous avez prévu de
- prendre des notes en direct des retours d'expérience ce soir là 
- de synthétiser ces retours
- de les intégrer dans le document de passation aux orgas d'Eclipse 9
 :?:

Sans ça, la réunion présenterait peu d'intérêt.
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Xlatoc

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« Réponse #42 le: 08 avril 2010 à 01:51 »
Ca va, on est des bleus mais pas des tanches :-)
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« Réponse #43 le: 08 avril 2010 à 19:59 »
Citer
Ca va, on est des bleus mais pas des tanches :-)
Ne crois pas que cela soit un réflexe inné des orgas, jeune padawan, loin de là   :wink:
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« Réponse #44 le: 09 avril 2010 à 11:53 »
Est ce que vous avez quelques photos de la convention à  mettre à  disposition quelque part ?
Ah ouais, il faut que je trouve un truc intéressant a dire ici...

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« Réponse #45 le: 09 avril 2010 à 12:23 »
je sais plus son prénom, mais une personne de sexe féminin est passé dans toutes les salles, pour faire des photos, qui sont mises sur je ne sais plus ou. elle peut les mettre à  dispo des orgas et du club, c'est ce qu'elle m'a dit.

tout le monde a du la voir passer, mais je ne sais pas son nom...

quoi qu'il en soit, je reste à  dire que mettre à  l'accueil un ordi avec lecteur de cartes mémoire afin que les photographes amateurs laissent leurs photos est une chose qui est simple à  mettre en place et qui permettrai d'avoir une plus grosse base de photos pour les archives (et sélectionner les bonnes).

stoil

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« Réponse #46 le: 09 avril 2010 à 13:07 »
Il s'agit de Wanda et les orgas sont déjà  en possession des photos de Cédric.
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Stéphane/Ex-Bartab

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« Réponse #47 le: 14 avril 2010 à 19:03 »
et donc le debriefing c'est bien passé?
Le fils: J'ai réussi a mettre les comptes de la famille dans l'ordinateur. Le père: tu as mis quelque chose que je n'ai pas dans quelque chose que je ne comprends pas...

matthieu

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« Réponse #48 le: 15 avril 2010 à 12:09 »
...3personne + un orga en retard = annulé
"L'intelligence c'est pas sorcier, il suffit de penser à  une connerie et de dire l'inverse"

Krystanos

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« Réponse #49 le: 15 avril 2010 à 17:55 »
Citation de: matthieu,t=1271326156,id=41710
...3personne + un orga en retard = annulé

Hein ?
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